Monatsende ohne Papierstapel
In vielen Kanzleien, Notariaten und Unternehmen läuft der Monatsabschluss noch wie vor zwanzig Jahren: Die Lohnabrechnungen kommen als dicke PDF vom Steuerbüro, werden ausgedruckt, einzeln kuvertiert und verteilt. Danach folgen die Nachfragen – wo ist meine Abrechnung, wo die Lohnsteuerbescheinigung, wie viele Urlaubstage habe ich noch?
Genau hier setzt die FiF Box an. Wir haben sie für unsere eigenen Kunden aus der Rechtsbranche entwickelt und nutzen sie bei FiF-IT selbst jeden Tag.
Eine PDF rein – jeder bekommt seins
Der komplette Lohnlauf wird einfach in die FiF Box gezogen. Den Rest erledigt sie selbst:
- Sie trennt die Sammel-PDF in einzelne Schreiben: Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer- und Meldebescheinigungen.
- Sie erkennt anhand von Personalnummer und Name, wem welches Schreiben gehört.
- Ein Vollständigkeits-Check zeigt sofort, ob für jeden Mitarbeiter eine Abrechnung dabei ist.
- Nach einem Klick auf „Zustellen“ liegt jedes Dokument im richtigen Fach, und der Mitarbeiter bekommt eine kurze Benachrichtigung.
DÜ-Protokolle, Beitragsnachweise und andere Schreiben, die nicht für Mitarbeiter bestimmt sind, landen automatisch in den Firmenunterlagen – sichtbar nur für die Verwaltung.
Mehr als Abrechnungen
Die FiF Box ist die digitale Personalakte für den ganzen Arbeitsalltag:
- Die eigene Box: Jeder Mitarbeiter sieht nach dem Anmelden auf einen Blick, was neu ist. Bleibt ein Dokument ungelesen, erinnert die Box automatisch per E-Mail.
- Verträge und Bescheinigungen: Arbeitsvertrag, Vereinbarungen und Bescheinigungen liegen sicher im persönlichen Bereich.
- Hinweise mit Lesebestätigung: Mitteilungen an alle oder einzelne Mitarbeiter. Die Verwaltung sieht, wer gelesen und bestätigt hat.
- Verpflichtungen mit Nachweis: Verschwiegenheit, Datenschutz oder IT-Richtlinie werden digital bestätigt – mit druckbarem Nachweis inklusive Zeitpunkt und Prüfsumme.
- Meldungen ohne Zettel: Neue Adresse, Bankverbindung oder Steuerdaten melden Mitarbeiter direkt in der Box, verschlüsselt an die Verwaltung.
- Urlaub und Krankheit: Antrag, Freigabe und Kalender in einem. Resturlaub, Feiertage und Wochenenden rechnet die Box selbst.
- Arbeitszeit per QR-Code: Code im Büro aushängen, Handy einmal verknüpfen, dann reicht ein Tipp auf „Kommen“, „Pause“ oder „Gehen“ – ganz ohne App. Mit Sollzeiten für Vollzeit, Teilzeit und Minijob, Stundenkonto, Korrekturen und Export für die Lohnbuchhaltung.
- Austritt und Aufbewahrung: Zugang und Aufbewahrungsfristen laufen nach festen Regeln, die Box erinnert rechtzeitig ans Löschen.
Sicher – ohne Aufwand
Personalunterlagen gehören zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens. Deshalb ist Sicherheit bei der FiF Box kein Zusatz, sondern Grundlage:
- Alle Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, mit einem eigenen Schlüssel je Firma.
- Die Anmeldung erfolgt immer mit zweitem Faktor: per Code-App oder Passkey mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
- Jeder Zugriff wird protokolliert – wer, wann, was.
- Die Server stehen in Deutschland und werden von FiF-IT betreut.
- Unser Support kommt nur mit Ihrer Freigabe in Ihre Box und sieht auch dann keine Dokumente.
Für Kanzleien, Notariate und Unternehmen
Die FiF Box passt sich Ihrem Betrieb an: mehrere Standorte mit eigenen Feiertagen und eigenem QR-Code, Ihr Logo und Ihre Hausfarbe, auf Wunsch unter Ihrer eigenen Internetadresse. Ihre Mitarbeiter sehen Ihre Firma – nicht uns.
Neue Kollegen fragen ihren Zugang selbst auf der Anmeldeseite an, die Verwaltung gibt mit einem Klick frei. Die Box läuft im Browser, eine App muss niemand installieren.
Jetzt 30 Tage kostenlos testen
Auf box.fif-it.de können Sie die FiF Box für Ihre Firma anfragen und 30 Tage kostenlos testen. Wir richten Ihre Box ein – mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe – und zeigen Ihnen alles gern persönlich.
Wie die FiF Box im Alltag aussieht, zeigen unser kurzes Video und das Video-Handbuch, welches Sie gerne auf Anfrage zugeschickt bekommen.
Fragen? Rufen Sie uns an unter 02428 902343 oder schreiben Sie an info@fif-it.de.