FiF Box — die digitale Personalakte.
Die Personalakte, die sich selbst sortiert: Lohnabrechnungen hochladen, die Box verteilt sie an jeden Mitarbeiter und meldet, wer fehlt. Dazu Verträge, Hinweise, Urlaub und Arbeitszeit — im Browser, ohne App.
Die FiF Box in 90 Sekunden
Vom Lohnlauf bis zur Stempeluhr — einmal alles im Überblick:
- Das Abrechnungs-PDF aus dem Lohnprogramm hochladen — so wie es ist, alle Mitarbeiter in einer Datei.
- Die Box erkennt die Personalnummern, teilt das PDF auf und legt jedem seine Seiten in die eigene Box.
- Der Vollständigkeits-Check zeigt, wer fehlt oder neu ist — bevor etwas verschickt wird.
- Mitarbeiter bekommen eine Mail und öffnen ihre Unterlagen im Browser, am PC oder am Handy.
- Hinweise und Verpflichtungen werden mit einem Klick bestätigt — mit Zeitpunkt, als Nachweis.
- Urlaub, Krankmeldung und Arbeitszeit laufen über dieselbe Box, gestempelt wird per QR-Code.
Für die Verwaltung. Und für jeden Mitarbeiter.
Weniger Papier, weniger Nachfragen
- Lohnlauf in Minuten statt Briefumschlägen
- Wer hat was gelesen und bestätigt — auf einen Blick
- Urlaubsanträge und Krankmeldungen an einer Stelle
- Stundenkonto und Export für die Lohnabrechnung
- Aufbewahrung nach Austritt mit festen Fristen
Alles Eigene in einer Box
- Abrechnungen, Verträge und Bescheinigungen jederzeit abrufbar
- Urlaub beantragen, Resturlaub sehen
- Kommen und Gehen per QR-Code am Handy
- Anmeldung mit Passkey oder Zwei-Faktor-Code
- Keine App, kein Konto bei Dritten
Das Video-Handbuch
Alle Funktionen Schritt für Schritt, in zwölf Kapiteln. Springen Sie direkt zu dem Teil, der Sie interessiert:
Ein Klick auf ein Kapitel startet das Video an dieser Stelle.
Was die FiF Box kann
Lohnlauf mit Vollständigkeits-Check
Ein PDF für alle hochladen, die Box verteilt nach Personalnummer. Vor dem Versand sehen Sie, wer fehlt, wer neu ist und welche Seite niemandem zugeordnet werden konnte.
Hinweise und Verpflichtungen
Datenschutz, Verschwiegenheit, Arbeitsschutz: einmal einstellen, jeder bestätigt in seiner Box. Wer noch offen ist, sehen Sie sofort — mit Zeitstempel als Nachweis.
Urlaub und Krankheit
Anträge mit Freigabe, Resturlaub, Feiertage nach Bundesland. Bei langer Krankheit erinnert die Box an das Ende der Lohnfortzahlung nach sechs Wochen.
Arbeitszeit per QR-Code
Kommen und Gehen am Handy, am Empfang oder im Homeoffice. Urlaub, Krankheit und Feiertage werden als Arbeitszeit gutgeschrieben, das Stundenkonto rechnet mit.
Meldungen und Dokumente
Mitarbeiter schicken Meldungen mit Dateien direkt an die Verwaltung — statt per Mail oder Zettel. Verträge und Unterlagen legen Sie gezielt in einzelne Boxen.
Austritt und Aufbewahrung
Mit dem Austrittsdatum wird der Zugang beendet, die Akte bleibt so lange erhalten, wie es die Aufbewahrungsfrist verlangt — danach wird gelöscht.
So starten Sie
Testzugang anfragen
Firma, Ansprechpartner und E-Mail eintragen. Wir schalten Ihre Box frei.
Firma einrichten
Logo, Farben, Standorte und Arbeitszeiten — die Box erscheint in Ihrem Auftritt.
Mitarbeiter anlegen
Name, Personalnummer, E-Mail — jeder bekommt seinen Zugang per E-Mail.
Ersten Lohnlauf hochladen
Das PDF des Monats hineinziehen und prüfen. Fertig.
Sicherheit und Datenschutz
Verschlüsselt, je Firma getrennt
Jede Firma hat ihren eigenen Schlüssel. Dokumente liegen nur verschlüsselt auf Servern in Deutschland.
Passkey und Zwei-Faktor
Anmeldung per Passkey (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) oder mit Einmal-Code. Kein Passwort-Zettel am Monitor.
Lückenloses Protokoll
Wer hat wann was hochgeladen, geöffnet, bestätigt oder gelöscht — nachvollziehbar für die Verwaltung.
Support nur mit Ihrer Freigabe
Auch wir sehen Ihre Box nur, wenn Sie den Zugang ausdrücklich freigeben. Krankheitsdaten bleiben dabei verborgen.
Die FiF Box verarbeitet Personaldaten ausschließlich im Auftrag Ihres Unternehmens (Art. 28 DSGVO), mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Keine Analysedienste, keine Inhalte von Dritten. Die vollständige Datenschutzerklärung der FiF Box beschreibt jede Verarbeitung.
Noch Fragen zur FiF Box?
Wir zeigen Ihnen die Box in einer Viertelstunde am Bildschirm — mit Ihrer eigenen Lohnabrechnung als Beispiel, wenn Sie möchten.
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