FiF Drop: Mandantenunterlagen sicher senden – für Kunden von FiF-IT inklusive

Schriftsätze, Verträge, Kontoauszüge, Fotos vom Schadensfall: In vielen Kanzleien wandern solche Unterlagen noch immer als E-Mail-Anhang hin und her. Mit FiF Drop gibt es dafür ab sofort einen sicheren Weg – verschlüsselt, nachweisbar und so einfach wie ein Anhang.

Warum der E-Mail-Anhang ein Problem ist

Ein Anhang liegt unverschlüsselt in mindestens vier Postfächern – beim Absender, beim Empfänger und auf beiden Mailservern – und bleibt dort oft jahrelang. Ab etwa 20 MB kommt er gar nicht erst an. Und ob der Mandant die Unterlagen tatsächlich bekommen und geöffnet hat, lässt sich hinterher kaum belegen. Für Berufsgeheimnisträger ist das gleich in mehrfacher Hinsicht unbefriedigend.

So funktioniert FiF Drop

Statt die Datei an eine Mail zu hängen, ziehen Sie sie in FiF Drop – im Browser, ohne Installation. Dort legen Sie fest, wie lange der Link gilt, ob ein Passwort nötig ist und wie oft heruntergeladen werden darf. FiF Drop schickt den Link auf Wunsch direkt an Ihren Mandanten; das Passwort geben Sie getrennt durch, etwa am Telefon. Ihr Mandant öffnet den Link am PC oder am Handy und lädt die Dateien herunter – ohne Konto und ohne Software.

Wie das aussieht, zeigt unser Erklärvideo auf der FiF-Drop-Seite in 33 Sekunden.

Die wichtigsten Funktionen

Verschlüsselt und in Deutschland: Jede Datei wird schon beim Hochladen verschlüsselt und nur verschlüsselt gespeichert – auf Servern in Deutschland. Nach Ablauf der Frist wird sie automatisch gelöscht.
Protokoll zur Akte: Jeder Abruf wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser festgehalten. Das Protokoll gibt es auf Knopfdruck als PDF – ein Zustellnachweis, den die E-Mail nie hatte.
Unterlagen anfordern: Auch der umgekehrte Weg funktioniert. Sie schicken Ihrem Mandanten einen Upload-Link, er lädt seine Dokumente hoch, und Sie bekommen eine Mail, sobald sie da sind.
Benachrichtigung und Erinnerung: FiF Drop meldet sich, sobald Ihr Mandant heruntergeladen hat – und erinnert Sie, wenn ein Link bald abläuft und noch nicht abgeholt wurde.
Große Dateien: Bis 2 GB pro Datei, mit Anzeige der Restzeit. Bricht die Verbindung ab, läuft der Upload an derselben Stelle weiter.
Für das ganze Team: Kolleginnen und Kollegen bekommen eigene Zugänge, der Verlauf zeigt alle Drops der Kanzlei, die Anmeldung lässt sich mit einem Code per E-Mail absichern.

Für Kunden von FiF-IT inklusive

Alle Kanzleien und Notariate, die wir betreuen, können FiF Drop ohne Aufpreis nutzen: mit 1 GB Speicher, 3 Tagen Aufbewahrung pro Drop und beliebig vielen Downloads. Kanzleien, deren Website von uns stammt, bekommen FiF Drop auf Wunsch im eigenen Kanzleidesign – mit Logo, Farben und eigener Adresse wie drop.ihre-kanzlei.de – und 5 GB Speicher für 10 € im Monat zusätzlich. Mehr Speicher oder eine längere Aufbewahrung sind auf Anfrage möglich.

Datenschutz

FiF Drop verarbeitet Mandantendaten ausschließlich im Auftrag Ihrer Kanzlei. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB erhalten Sie mit der Freischaltung. Es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt; welche Daten beim Senden und Abrufen anfallen, beschreibt die Datenschutzerklärung von FiF Drop.

So kommen Sie zu FiF Drop

Tragen Sie unter drop.fif-it.de/anfrage Ihre Kanzlei, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein – wir richten den Zugang in der Regel noch am selben Werktag ein. Alle Funktionen Schritt für Schritt finden Sie in der Anleitung für Kanzleien (PDF). Bei Fragen erreichen Sie uns unter +49 2428 902343 oder info@fif-it.de.